Organisme de services à la personne : agrément et autorisation de déclaration

Les services à la personne (SAP) sont constitués de prestations s'adressant aux particuliers à leur domicile.

Ces prestations sont effectuées par un organisme de services à la personne (OSP) ou un entrepreneur individuel (y compris un micro-entrepreneur s'il en remplit les conditions).

L'obligation d'obtenir l'agrément préfectoral ou l'autorisation des services du département dépend de l'activité et du mode d'intervention de l'OSP :

• Pour la garde d'un enfant de moins de 3 ans, l'agrément préalable est obligatoire quel que soit le mode d'intervention de l'organisme (prestataire ou mandataire).
• Pour l'assistance aux personne âgées et personnes handicapées, l'agrément est obligatoire si l'organisme intervient en mode mandataire.
• Pour ces mêmes activités exercées en mode prestataire, c'est l'autorisation des services du département qui est nécessaire.

Une déclaration est nécessaire pour ouvrir droit aux avantages fiscaux.

Si les services à la personne proposés dans la prestation sont exercés en partie hors du domicile (activités de transport, de livraison et d'accompagnement hors du domicile), ils doivent être compris dans une « offre globale » comprenant des services effectués au domicile du client

L'entrepreneur doit remplir toutes les conditions suivantes :

• Il exerce son activité au domicile de ses clients
• Il dispose des moyens humains, matériels et financiers nécessaires à l'activité pour laquelle l'agrément est sollicité
• S'il existe plusieurs établissements, Il dispose d'une charte de qualité à laquelle les établissements adhèrent
• Il respecte un cahier des charges sur les conditions de fonctionnement, d'organisation, de continuité des services, de délivrance et d'évaluation des prestations
• Il ne fait pas l'objet d'une condamnation interdisant d'exercer une activité commerciale
• Il n'est pas inscrit au Fichier judiciaire national des auteurs d'infractions sexuelles et violentes (FIJAISV)

La demande d'agrément doit être accompagnée de justificatifs concernant l'entreprise et la qualité des prestations :

• Nature et lieu des prestations
• Conditions d'emploi du personnel
• Livret d'accueil
• Information des clients en matière fiscale
• Après réception du dossier, l'absence de réponse après 3 mois vaut acceptation.

L'agrément est valable pendant 5 ans et est renouvelable.

Toute demande d'extension de l'agrément à une nouvelle activité (ou à un nouveau département) nécessite une demande de modification de l'agrément.

L'entrepreneur agréé doit adresser à l'administration chaque trimestre un état d'activité et chaque année un bilan qualitatif et quantitatif de l'activité et un tableau statistique annuel via l'extranet Nova.

La procédure de renouvellement de l'agrément est la même que celle prévue pour la demande.

Elle doit être déposée au plus tard 3 mois avant le terme de l'agrément.

Le renouvellement est automatique si le prestataire est en possession d'une certification de service : NF Service, Qualicert et Qualisap.

En cas de certification, l'agrément est renouvelé pour les activités indiquées sur le certificat.

Le prestataire doit adresser une demande de renouvellement accompagnée du certificat à la direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte). La demande doit mentionner les éléments suivants :

• Activités
• Zone géographique d'exercice
• Sites pour lesquels le renouvellement est demandé

L'agrément est retiré si l'organisme est dans l'une des situations suivantes :

• Il ne remplit plus les conditions obligatoires
• Il ne respecte pas les dispositions légales portant sur la santé et la sécurité au travail
• Il exerce des activités non déclarées dans la demande d'agrément
• Il ne transmet pas le bilan qualitatif et quantitatif de l'activité exercée pour l'année écoulée

Après avoir été informé du retrait à venir de l'agrément, l'organisme a 15 jours pour transmettre ses observations.

Une fois l'agrément retiré, l'organisme est tenu d'informer immédiatement ses clients par lettre individuelle.

Procédure de déclaration

La déclaration est facultative que ce soit pour une activité d'assistance à la personne soumise à agrément ou non, mais elle est obligatoire pour pouvoir bénéficier, ou faire bénéficier ses clients, des avantages fiscaux et sociaux du secteur.

Elle tient lieu d'enregistrement d'activité et est à durée illimitée.

Elle impose au prestataire déclaré de respecter une condition d'activité exclusive, c'est-à-dire de ne pas exercer d'autres activités hors du champ des services à la personne. Certains organismes n'ont pas à respecter cette condition. En revanche ils s'engagent à tenir une comptabilité séparée entre leurs activités de SAP et leurs autres activités non SAP. Il s'agit :

• Pour leur activité d'aides à domicile : des organismes d'action sociale qui ont conclu une convention avec la sécurité sociale (centre social, centre de loisirs, relais «assistants maternels...), des organismes qui sont gestionnaires d'un établissement ou de services sociaux et médico-sociaux
• Pour leur activité de garde d'enfants ou d'aide personnelle à domicile : des établissement de santé, des services d'accueil d'enfants (crèche, garderie...), des résidences-services (EHPAD...).

La déclaration doit être adressée par voie électronique ou par lettre recommandée avec avis de réception, à l'unité départementale de la DDETS où est implanté le siège social.

Elle doit être accompagnée des justificatifs suivants :

• la raison sociale de l'entreprise
• les services à la personne proposés
• l'engagement d'exercer l'activité à titre exclusif, et en cas de dispense, l'engagement de tenir une comptabilité séparée pour les prestations de services à la personne.

À sa réception, la DDETS fait les opérations suivantes :

• envoie un courrier électronique au prestataire pour valider son adresse courriel
• vérifie que l'entrepreneur est correctement enregistré (INSEE, déclaration pour les auto-entrepreneurs, copie des statuts et déclaration au Journal officiel pour les associations, etc.).

Le dossier est ensuite enregistré dans la base de données Nova.

La déclaration est valable sans limitation de durée.

Contrôle et retrait de la déclaration

La déclaration peut être retirée dans 3 cas :

• Non-respect de la condition d'offre globale
• Non-respect de la condition d'activité exclusive
• Non-transmission au préfet ou en ligne de l'état trimestriel de l'activité et du bilan annuel (tableau statistique)

Une mise en demeure motivée est d'abord envoyée au prestataire qui dispose de 15 jours pour régulariser la situation. Un contrôle est ensuite effectué pour vérifier la fin des dysfonctionnements ou, à défaut, prononcer le retrait de la déclaration.

Le prestataire doit alors en informer ses clients par lettre individuelle.

L'entrepreneur doit attendre un délai de 12 mois avant d'effectuer une nouvelle déclaration.

L'organisme de services à la personne, qu'il s'agisse d'une société, d'une association ou d'un entrepreneur individuel, doit apposer sur tous ses supports commerciaux (devis, facture, publicité, notamment) le logotype identifiant le secteur des services à la personne.

Il est téléchargeable gratuitement à partir de l'extranet Nova.