Déclaration et paiement des cotisations sociales

À la charge du salarié et de l'employeur

La protection sociale du travailleur salarié est financée par des cotisations et contributions qui sont calculées à partir du salaire brut. Certains de ces prélèvements sont à la fois à la charge du salarié (part salariale) et de l'employeur (part patronale).

Il s'agit notamment des cotisations et contributions suivantes :

• Cotisation de sécurité sociale qui couvre l'assurance vieillesse de base (retraite du régime général ou du régime de protection sociale agricole)
• Contributions d'assurance chômage qui financent les prestations chômage (part salariale uniquement pour les intermittents du spectacle, les salariés travaillant à Monaco et certains salariés expatriés)
• Cotisations de retraite complémentaire obligatoire, qui sont reversées aux caisses Arrco (pour tous les salariés cadres et non-cadres du secteur privé) - Agirc (en supplément pour le personnel cadre), à 60 % par l'employeur et 40 % par le salarié 
• Cotisation Apec (pour les cadres uniquement)

Une fois ces sommes déduites, le salarié perçoit le salaire net.

Les salariés du secteur privé et du secteur public effectuant des heures supplémentaires bénéficient d'un taux de réduction de leurs cotisations salariales d'assurance vieillesse (11,31 % au maximum sur ces heures).

C'est l'employeur qui doit verser les cotisations et contributions (part salariale et part patronale confondues) aux organismes de recouvrement :

• Urssaf si le salarié relève du régime général de sécurité sociale 
• Mutualité sociale agricole (MSA) si le salarié relève du régime de protection sociale agricole.

À la charge de l'employeur uniquement

Il existe d'autres cotisations qui sont uniquement à la charge de l'employeur :

• Cotisations d'allocations familiales 
• Cotisations de sécurité sociale qui couvrent l'assurance maladie, la maternité, l'invalidité et le décès
• Contributions d'assurance chômage qui financent les prestations chômage
• Contribution solidarité autonomie (CSA)
• Cotisations d'accidents du travail 
• Versement au Fonds national d'aide au logement (Fnal) 
• Cotisation AGS
• Forfait social
• Versement transport (pour les employeurs de plus de 9 salariés dans un périmètre de transport urbain).

À la charge du salarié uniquement

Des prélèvements fiscaux destinés au financement de la Sécurité sociale sont supportés uniquement par le salarié :

• Contribution sociale généralisée (CSG)
• Contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).

Jusqu'au 31 décembre 2022, lorsque l'employeur met à la disposition du travailleur salarié une borne électrique de recharge de véhicules, l'avantage en nature constitué par l'utilisation de cette borne à des fins non professionnelles n'est pas pris en compte.

L'assiette des cotisations et contributions sociales sur les revenus d'activité est la base sur laquelle elles sont calculées.

L'assiette comprend toutes les sommes, avantages et accessoires (en nature ou en argent) qui sont dus en contrepartie ou à l'occasion d'un travail, d'une activité ou d'un mandat électif.

Il s'agit notamment des éléments de rémunération suivants :

• Salaire brut, dont les rémunérations dues pour les heures supplémentaires et complémentaires 
• Primes et indemnités 
• Prestations sociales complémentaires 
• Revenus de remplacement en cas d'arrêt maladie, maternité ou accident de travail 
• Prestations familiales extralégales 
• Avantages en espèces servis par le comité d'entreprise 
• Avantages en nature (nourriture et logement, mise à disposition de voiture pour l'usage privé des salariés par exemple).

D'autres éléments de rémunération ne sont pas soumis à cotisation :

• Indemnités journalières versées par la Sécurité sociale 
• Revenus de remplacement : pensions de retraite et d'invalidité, allocations de chômage et de préretraite 
• Primes liées à l'intéressement ou à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise (dans le cadre d'un accord collectif) 
• Gratifications liées à la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base 
• Indemnités considérées comme des dommages et intérêts 
• Contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire 
• Remboursement de frais professionnels pouvant être justifiés.

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (Smic). Il faut lui ajouter les majorations, primes et indemnités légales ou conventionnelles (sauf pour les salariés rémunérés au forfait ou les VRP multicartes).

À l'inverse, certaines cotisations sont plafonnées : au-delà d'un certain montant ou plafond, les rémunérations ne sont plus prises en compte pour le calcul des cotisations. C'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal. Les autres cotisations sont dues sur la totalité de la rémunération, elles sont dites déplafonnées. Les plafonds de la sécurité sociale valables pour une année sont définis chaque 1er janvier.

La base de calcul de la CSG-CRDS est plus large que celle des cotisations de Sécurité sociale. Les éléments de rémunération non soumis à cotisation s'y ajoutent.

La détermination du plafond de la Sécurité sociale pour le calcul des cotisations sociales est celui de la période de travail donnant lieu à rémunération. Il est ajusté en proportion du temps effectivement écoulé. C'est-à-dire en fonction de la périodicité de la paie ou, lorsque le salarié n'a pas été présent au cours de l'ensemble de cette période, en fonction des jours couverts par le contrat de travail sur cette même période. Des règles particulières s'appliquent aux salariés à temps partiel et à ceux exclus de la mensualisation.

Ce plafond sera également appliqué aux rémunérations rattachées à la même paie dues au titre d'autres périodes.

En cas de décalage de paie, les réductions de cotisations sociales sont calculées sur 13 paies.

Le changement de fait générateur des taux et plafond a un impact sur le calcul de la réduction générale des cotisations sociales pour décembre et de la réduction du taux des cotisations d'allocations familiales.

Pour le calcul de la réduction du taux de la cotisation d'allocations familiales, il faut prendre en compte la rémunération afférente aux 13 mois et la rapporter à 13 Smic mensuels.

En cas de désaccord avec un organisme de sécurité sociale, le professionnel peut demander une médiation.

Déclarer via la DSN

La masse salariale (c'est-à-dire les salaires bruts), le nombre d'heures rémunérées, l'assiette et le montant des cotisations doivent être déclarés chaque mois au moyen de la déclaration sociale nominative (DSN) :

• par les employeurs non agricoles à l'Urssaf,
• par les employeurs agricoles à la MSA.

La DSN relative aux paies doit être souscrite au cours du mois suivant la période d'emploi rémunérée :

• au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail, 
• au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

Payer par voie dématérialisée

Le paiement par voie dématérialisée est obligatoire, quel que soit le revenu d'activité ou le chiffre d'affaires,

• pour les auto-entrepreneurs : par télépaiement ou carte bancaire,

• pour les assurés classiques : par prélèvement automatique, télépaiement, carte bancaire ou virement.

Le paiement mensuel des cotisations devient la règle.

Tiers-déclarants

L'employeur peut confier à un tiers-déclarant l'exercice de ses droits. Le tiers doit procéder aux déclarations par voie dématérialisée.

Les tiers-déclarants peuvent être les suivants :

• Entreprises qui versent des commissions, courtages, honoraires, droits d'auteur ou d'inventeur

• Caisses de retraite qui versent des pensions et rentes

• Caisses d'assurance maladie qui versent des indemnités journalières (IJ) de maladie et des pensions d'invalidité

• Professionnels qui achètent de métaux (ferreux et non ferreux)

Les entreprises qui possèdent plusieurs établissements peuvent centraliser leurs déclarations sociales et leur paiement de cotisations dans un unique centre d'Urssaf. Ce dispositif est appelé VLU.

Le VLU est obligatoire pour les entreprises employant 250 salariés et plus. Il est optionnel pour les autres.

L'entreprise doit faire une demande d'autorisation.

Il faut retourner le dossier en version dématérialisée au département grands comptes VLU de l'Urssaf Caisse nationale :

Si la demande est faite avant le 31 octobre, le dispositif de VLU est alors mis en place qui au 1er janvier de l'année qui suit. Pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, la mise en place du VLU est effective au 1er décembre de l'année en cours.

Pour que sa demande de VLU soit acceptée, l'employeur doit être en relation avec au moins 2 centres d'Urssaf.

Il doit aussi être à jour de ses cotisations et déclarations.